قوانین قالب بندی ایمیل ها قوانین قالب بندی ایمیل ها نحوه پاسخ دادن به نامه از طریق نامه

اصولاً سؤالاتی در مورد اینکه چگونه و با چه ابزاری می توان ایجاد و ارسال کرد نباید مطرح شود. با این حال، همه آماده نیستند که بلافاصله این کار را در مورد نامه های رسمی شروع کنند، به خصوص زمانی که نویسنده نامه انتظار دریافت پاسخ را دارد. من راز کوچکی از مکاتبات تجاری را به شما می گویم: هرچه شخصیت و سبک نامه سخت تر باشد، شانس پاسخ از طرف گیرنده بیشتر است. در این درس، چندین ایمیل نمونه ارائه خواهم کرد که باید به کاربران کمک کند تا در مورد سبک خود تصمیم بگیرند و متعاقباً پیام ها را به بهترین شکل بنویسند.

ابتدا باید تصمیم بگیریم که نامه ای که می سازیم چه ماهیتی خواهد داشت. من تمام ایمیل های خروجی را به سه نوع اصلی تقسیم می کنم:

• پیشنهاد تجاری
• استعلام کسب و کار
• آدرس دوستانه

بر این اساس، من برای هر سه نوع قالب دارم، هم به صورت فایل های متنی ساده و هم در قالب قالب های متناسب با برنامه های ایمیل خاص. بیایید به ترتیب به سراغ هر یک از آنها برویم.

پیشنهاد تجاری

سلام (عصر بخیر)، [نام مخاطب]!

توصیه می شود هنگام برقراری ارتباط، نام را در هر حرفی ذکر کنید، زیرا یک آدرس شخصی فرد را در حالت دوستانه قرار می دهد. با این حال، اگر هنوز نمی توانید نام را پیدا کنید، یک تبریک الگو کافی است.

اجازه دهید یک سرویس جدید (محصول جدید) از شرکت ما [نام شرکت] را به شما معرفی کنم.

اجازه همکاری در زمینه [نام حوزه فعالیت] را بدهم.

در مرحله بعد، به طور خلاصه مزایای پیشنهاد خود را از نظر قیمت یا برخی ویژگی های کیفی شرح دهید. نکته اصلی این است که زیاده روی نکنید. مگابایت متن، و حتی تکمیل شده با تصاویر روشن و بی معنی، فقط مردم را می ترساند. اگر گیرنده نامه از همان سطرهای اول به پیشنهاد شما علاقه مند باشد، حتما برای اطلاعات تکمیلی با شما تماس خواهد گرفت.

اگر در مورد جذب افراد مناسب برای تماس با شما در اولین باری که با آنها تماس می گیرید جدی هستید، منطقی است که در مورد دسترسی فراتر از ایمیل فکر کنید. ایجاد حساب کاربری در خدماتی مانند ICQ واسکایپ. گاهی اوقات تماس با شما از طریق تلفن معمولی برای شخص بسیار آسان تر است، البته اگر با دقت شماره را در امضای خود گذاشته باشید.

چرا باید آدرس ایمیل خود را در امضا کپی کنید، می‌پرسید که آیا به طور خودکار توسط سرور پست الکترونیکی ارسال می‌شود. قانون اینجا این است که اطلاعات بیش از حد در مکاتبات تجاری هرگز غیر ضروری نیست. بیایید موقعیتی را تصور کنیم که در آن نامه شما توسط شخصی دریافت می شود که به طور بالقوه علاقه ای به پیشنهاد ندارد، یا به سادگی صلاحیت پاسخگویی صحیح به آن را ندارد. پیام دریافتی را به کاربر دیگری ارسال می کند، اما بنا به دلایلی، اطلاعات مربوط به فرستنده واقعی از داده های اضافه شده خودکار از بین می رود، که تماس با شما را دشوار می کند. با این حال، برای تعیین نویسنده نامه و تماس های ضروری او، همیشه نگاه به امضا کافی خواهد بود.

استعلام کسب و کار

سلام بعد از ظهر خوب)!

یا اگر نام مخاطب مشخص باشد، پس (عزیز، [نام، نام خانوادگی])!

لطفاً اطلاعات مربوط به محصول (خدمات) [نام محصول/خدمت] را با شرح مشخصات کامل و کیفیت های رقابتی ارائه دهید.

بر اساس قانون فدرال فدراسیون روسیه [شماره و تاریخ سند]، از شما می خواهم اطلاعاتی را ارائه دهید [اطلاعات لازم برای به دست آوردن را شرح دهید].

همچنین در صورت نقض حقوق شما می توانید با مدیریت یک سرویس خاص در اینترنت تماس بگیرید.

در رابطه با نقض بند [شماره بند در قرارداد کاربر] قرارداد کاربر، یعنی: «[به نقل از متن کامل بند مذکور]»، از شما می‌خواهم که رسیدگی و مجازات‌های مقتضی را علیه مقصر اعمال کنید [ مسئول (اگر در مورد کارمندان خدمات صحبت می کنیم)] شخص [سایت (نام سایت)]. لطفاً نتایج بازرسی و تحریم های اعمال شده را به [آدرس ایمیل خودتان] گزارش دهید.

آدرس دوستانه

با سلام (روز بخیر) (سلام)، [نام شخص]!

هنگامی که برای اولین بار به صورت دوستانه با ما تماس می گیرید، یک شاخص خوب کامل بودن پیامک شما خواهد بود. یک متن صحیح و حجیم نشان دهنده علاقه زیاد شما به تماس با فرد مناسب است و میل به پاسخ را برمی انگیزد. فراموش نکنید که گفتگو را با چند سوال اولیه باز کنید.

ایمیل نمونه

ارتباط بین افراد فرآیندی طبیعی و حیاتی است. روزی روزگاری ژانر epistolary تنها راه موجود برای برقراری ارتباط بین افرادی بود که در فاصله ای از یکدیگر قرار داشتند.

خدمات پستی از زمان روم باستان وجود داشته است. مردم مکاتبه کردند. در ادبیات، حتی رمان و داستان با حروف شناخته شده است.

پیشرفت های مدرن در فناوری راه های جدید و بهتری برای برقراری ارتباط ارائه می دهد.

در همان زمان، مکاتبات پستی ذخیره می شود. این یک راه ارتباطی قدیمی اما قابل اعتماد است که ویژگی های منحصر به فرد خود را دارد. قالب مدرن مکاتبات پستی، پست الکترونیکی است، در غیر این صورت ایمیل.

ایمیل، بر خلاف نامه های معمولی، به گیرندگان این امکان را می دهد که تقریباً فوراً ارتباط برقرار کنند. من دکمه "ارسال" (حرف) را فشار دادم، و پس از چند ثانیه گیرنده این نامه را در نامه خود، در پوشه "صندوق" می بیند.

پس از در دسترس شدن و گسترده شدن در بین کاربران، ایمیل قوانین خاصی برای انجام مکاتبات دارد. چنین قوانینی به شما امکان می دهد مکاتبات را در چارچوب هنجارهای فرهنگی و تجاری پذیرفته شده سازماندهی و انجام دهید. مجموعه قوانین سیستماتیک برای مکاتبات "ایمیل" را ناگفته "آداب ایمیل" می نامند.

آداب مکاتبات الکترونیکی شامل ویژگی های طراحی، ترکیب نامه ها و همچنین اصول ارتباط بین گیرندگان است. ابتدا، بیایید فهرست کامل قوانین را اعلام کنیم:

قانون 5. آدرس پستی گیرنده را در آخر پر کنید.

قانون 7. متن نامه باید شرایط خاصی را داشته باشد.

و اکنون بیشتر در مورد هر یک از این ده قانون.

قانون 1. تمام فیلدهای ایمیل را پر کنید.

برای وضوح، از (شکل 1) استفاده می کنیم که نشان می دهد نامه جدید در نامه Yandex چگونه به نظر می رسد (پس از کلیک بر روی دکمه "نوشتن"):

برنج. 1 اصول آداب ایمیل

تقریباً در تمام خدمات ایمیل (Yandex mail، Mail ru، Google، Rambler و غیره)، ایمیل حاوی اطلاعات زیر است:

1. آدرس پستی (ایمیل) و نام فرستنده (احتمالاً نام خانوادگی) - شماره 1 در شکل. 1.
2. آدرس پستی (ایمیل) گیرنده نامه شماره 2 در شکل 2 می باشد. 1.
3. موضوع (عنوان، عنوان) نامه شماره 3 در شکل است. 1.
4. محتویات نامه (شماره 4 در شکل 1) که شامل:
   • با درود،
   • متن اصلی،
   • نتیجه،
   • امضا
5. پیوست به نامه (فایل های پیوست یا فایل های پیوست) - شماره 5 در شکل. 1.

تمام موارد ذکر شده باید تکمیل شوند، به جز مورد آخر (شماره 5 در شکل 1) - پیوست نامه. اگر نیازی به پیوست کردن هیچ فایلی به نامه ندارید که متن نامه را توضیح می دهد، می توانید این نکته را فراموش کنید.

قانون 2: آدرس پستی و نام فرستنده باید مشخص باشد.

مکاتبات شامل دو طرف است، بنابراین باید به داده های شخصی توجه شود. داده های شخصی باید تا حد امکان قابل درک و کامل باشد تا باعث سوء تفاهم، احتیاط و رمز و راز در مخاطب نشود.

قابل اعتمادترین آدرس پستی آدرسی است که شامل نام و نام خانوادگی شما باشد، برای مثال، [ایمیل محافظت شده].

اگر فرستنده وبلاگ دارد، نشان دادن آدرس با دامنه وب سایت، به عنوان مثال، info@site مفید خواهد بود. واقعیت این است که با رفتن به سایت (سایت) که بعد از علامت @ نشان داده شده است، می توانید از مطالب ارائه شده در آن اطلاعات زیادی در مورد نویسنده سایت کسب کنید.

اگر آدرس پستی به شکلی باشد [ایمیل محافظت شده]، پس هر گیرنده نامه ای از چنین مخاطبی تصمیم به باز کردن این نامه نخواهد داشت. اگر ویروسی وجود داشته باشد که منجر به مسدود کردن رایانه شود یا هرزنامه ای وجود داشته باشد که پس از باز کردن چنین نامه ای در جریانی بی پایان جریان یابد؟

قانون 3. موضوع (عنوان، عنوان) نامه باید همیشه مشخص شود.

سرفصل نامه تنها چیزی است که گیرنده نامه هنگام رسیدن به او می بیند. اغلب، عنوان نامه سرنوشت آینده آن را تعیین می کند:

• گیرنده آن را باز می کند
• یا بدون نگاه کردن آن را حذف کنید.

بنابراین با عناوین حروف باید با احترام خاص (یعنی با احترام) برخورد کرد.

گزینه هایی برای سرنوشت نامه دریافتی بسته به عنوان آن:

• نامه در میان انبوهی از حروف دیگر مورد توجه قرار نخواهد گرفت،
• آنها آن را بی فایده می دانند و بنابراین حتی آن را باز نمی کنند،
• بدون تردید، آنها بلافاصله آن را به پوشه " " یا "اقلام حذف شده" ارسال می کنند.
• به طور جزئی یا کامل بخوانید،
• شاید حتی جواب بدهند

عنوان نامه کلید علاقه مند کردن گیرنده به باز کردن نامه، یا بهتر است بگوییم، "قلاب کردن" آن و جلب توجه است. این امر به ویژه اگر برای اولین بار است که برای شخصی نامه می نویسید بسیار مهم است. برای بازنویسی کلمات کتاب «ماجراهای کاپیتان ورونگل» («کشتی را هر نامی که نامش بگذاری، پس بادبان خواهد رفت»)، می‌توان گفت که «هر چیزی که نامش را بگذاری، همان‌طور به دست گیرنده می‌رسد».

بنابراین، عنوان نامه باید کوتاه (بیش از 50 کاراکتر)، جالب و دقیق باشد (ماهیت نامه را بیان کند).

ضمناً در حین مکاتبه، اگر گیرنده نامه به نویسنده پاسخ دهد، سربرگ نامه نباید تغییر کند. همچنین نباید در طول مکاتبات مکرر، زمانی که نامه بارها در یک جهت یا جهت دیگر ارسال می شود، تغییر کند.

اگر در طول مکاتبات موضوع بحث تغییر کند، پس منطقی است که موضوع نامه را تغییر دهید یا، شاید، یک نامه جدید با موضوع جدید برای مکاتبات بیشتر ایجاد کنید.

قانون 4. هنگام پاسخ دادن به هر نامه، به این فکر کنید که آیا باید موضوع نامه را تغییر دهید یا خیر.

در اکثر موارد، نیازی به تغییر موضوع نامه نیست، دلایل آن را در زیر توضیح خواهم داد. اما، همانطور که می دانید، برخی از قوانین استثنا هستند. با این حال، اول چیزها.

نحوه نوشتن پاسخ نامه

بسیاری از کاربران مبتدی به نامه ها به اشتباه پاسخ می دهند، یعنی با دریافت نامه، آن را می خوانند و برای پاسخ بر روی دکمه "نوشتن" کلیک می کنند. این از اساس اشتباه است.

هنگام پاسخ دادن به نامه، باید روی دکمه "پاسخ" کلیک کنید تا متوجه شوید که مکاتبات را از کجا شروع کرده اید و به چه چیزی رسیده اید. برای این:

• شما باید نامه را باز کنید. در این حالت، دکمه "پاسخ" در بالا یا زیر حرف باز ظاهر می شود (شماره 1 در شکل 2).
• روی "پاسخ" کلیک کنید.
• "Re:…" به طور خودکار در موضوع (سرصفحه) حرف ظاهر می شود (شماره 2 در شکل 2). حروف "Re" نشانه ای از پاسخ به یک نامه است.
• پاسخ خود را در ابتدای نامه بنویسید تا پاسخ اول باشد و در زیر متن نامه قبلی آمده است.

برنج. 2 نحوه نوشتن پاسخ نامه

بسیاری از خدمات پشتیبانی فنی از شما می خواهند هنگام برقراری ارتباط از طریق ایمیل در مورد مشکل، روی دکمه "پاسخ" کلیک کنید. و در عین حال در نامه های قبلی چیزی را تغییر ندهید. به‌طور دقیق‌تر، هر پشتیبانی فنی می‌خواهد «هنگام پاسخگویی، نقل قول ذخیره شود». زیرا درک اینکه از کجا شروع کردیم برای حل مشکل و به چه چیزی رسیدیم آسان تر است.

بسیاری از کاربران تازه کار نمی توانند نامه قبلی را پیدا کنند، یا به دلایل دیگری اغلب پاسخ نمی دهند (یعنی از دکمه "پاسخ" استفاده نمی کنند)، اما نامه جدیدی می نویسند (روی "نوشتن" یا "ایجاد" کلیک کنید. دکمه). دریافت نامه جدید در هر بار، ممکن است برای گیرنده نامه جدید دشوار باشد که تمام جزئیات نامه قبلی را "از ابتدا" به خاطر بسپارد، که مکاتبات را بسیار دشوار می کند.

و پشتیبانی فنی حرفه ای ممکن است اصلا به نامه هایی که فرمت نادرست هستند پاسخ ندهد.

توجه داشته باشید که "Re:" مخفف انگلیسی "Reply:" یا "Response:" است که به عنوان "پاسخ من به:" ترجمه می شود. اگر موضوع نامه تغییر کرده است، باید این "Re:" را حذف کنید و یک موضوع جدید بنویسید که ماهیت چرخش جدید رویدادها را منعکس کند.

قانون 5. آدرس پستی گیرنده (To) را در آخر پر کنید.

فیلد "به" بهتر است در آخر، پس از نوشتن و بررسی نامه، پر شود. این به شما این امکان را می دهد تا از اشتباهات مکرر مکرر خودداری کنید، زمانی که فرستنده نامه آن را ناتمام برای گیرنده ارسال می کند و به طور تصادفی روی دکمه "پاسخ" کلیک می کند.

و اگر روی دکمه "پاسخ" کلیک کنید، قبل از کلیک کردن، ابتدا بررسی کنید که آیا نامه را به مخاطب مناسب ارسال می کنید یا خیر. زمانی که نامه ای، به خصوص اگر حاوی اطلاعات شخصی یا محرمانه باشد، به مکان اشتباهی که قصد ارسال آن را داشتید ارسال شود، می تواند بسیار خسته کننده باشد.

قانون 6. متن نامه را قبل از ارسال نامه در یک فایل جداگانه ذخیره کنید.

متأسفانه، این قانون فقط زمانی به یاد می‌آید

• هنگام ارسال نامه یک شکست غیرمنتظره وجود داشت،
• یا زمانی که نامه ای درخواست می شود که دوباره ارسال شود زیرا به دلایلی دریافت نشده است.

هنگام ارسال ایمیل‌های مهم با «دیوار متن» که به‌جای کپی‌برداری از جایی با دست تایپ شده است، این یک قانون بسیار خوب است. زندگی را بسیار آسان می کند.

قانون 7. متن نامه باید دارای شرایط زیر باشد:

1) متن نامه باید حاوی تبریک باشد.

حداقل، "سلام". یا "روز بخیر" اگر نام را می دانید، پس «نام عزیز (احتمالاً نام خانوادگی)» معمولاً هنگام برقراری ارتباط در اینترنت به جای «صبح بخیر»، «بعد از ظهر بخیر» یا «عصر بخیر» از تبریک «روز بخیر» استفاده می‌شود. این به این دلیل است که فرستنده ایمیل هرگز نمی تواند دقیقاً بداند که ایمیل او چه زمانی توسط گیرنده باز می شود. فرستنده و گیرنده ممکن است در نقاط مختلف زمین، در مناطق زمانی مختلف قرار داشته باشند. و فرستنده هرگز دقیقاً نمی داند که گیرنده نامه او را چه زمانی باز می کند و می خواند.

2) متن نامه باید صحیح و بدون اشکال باشد.

به دلایلی به سواد اهمیت زیادی داده نمی شود. خطاها را می توان در وب سایت های رسمی شرکت های جدی پیدا کرد، به غیر از حروف، که گاهی اوقات درک نه تنها کلمات فردی، بلکه کل عبارات در آنها دشوار است، آنها می توانند آنقدر بی سواد و با اشتباه فرموله شوند. یادآوری این نکته مهم است که نوشتن ضعیف فرهنگ بدی است و جایی در اینترنت ندارد.

3) متن نامه باید از نظر محتوا واضح باشد.

فرستنده همیشه می داند که در مورد چه چیزی می نویسد، اما گیرنده فقط می تواند این را از متن نامه بفهمد. فرستنده همیشه مشکل خود را به گونه ای نمی نویسد که برای گیرنده قابل درک باشد. نامه هایی که از نظر محتوا نامشخص هستند، تنها می توانند باعث تحریک و ناامیدی گیرنده شوند، زیرا او زمانی را صرف خواندن نامه کرد، اما متوجه نشد که فرستنده می خواهد به او بگوید.

4) متن نامه باید محدوده یک موضوع را پوشش دهد.

اگر فرستنده در موضوعات مختلف چیزی برای گفتن به گیرنده دارد، بهتر است در هر موضوع یک نامه ارسال شود. این کار درک اطلاعات را برای گیرنده آسان تر می کند و به او اجازه می دهد پاسخ دقیق و جامعی به شما بدهد.

5) متن نامه باید از نظر محتوا و برداشت بیرونی ساختار داشته باشد.

خواندن متن ساختاریافته آسان است. و آن را به عنوان مورد نظر نویسنده نامه درک می شود. متنی بدون ساختار با جهش های فکری، با غلبه احساسات به جای واقعیات، با پیوندهای نامفهوم و غیره. ممکن است توسط گیرنده نامه به روشی کاملاً متفاوت با هدف فرستنده درک شود. در نتیجه، ارتباط از طریق ایمیل کار نخواهد کرد. به هیچ وجه انجام نخواهد شد یا به تلفن، اسکایپ و سایر وسایل ارتباطی نیاز خواهید داشت.

6) متن نامه باید دارای اندازه مطلوب باشد.

حروف بسیار کوتاه 5 تا 7 کلمه ای، البته خواندنی هستند، اما شما باید توسط یک نویسنده بسیار با استعداد درک شوید تا ایده اصلی را در این کلمات قرار دهید. بهتر است یک نامه نویس بی تجربه بیشتر بنویسد تا اطلاعات یا اطلاعات ارسالی را با دقت هر چه بیشتر به مخاطب منتقل کند.

در عین حال ، نامه ای بیش از حد طولانی ، مملو از تکرارها ، توضیحات اضافی ، اطلاعات غیر ضروری خارج از موضوع و غیره ، توسط گیرنده به عنوان "دیوار متن" درک می شود ، او را خسته می کند و باعث واکنش منفی می شود. همه چیز نیاز به اعتدال دارد.

7) فونت متن نامه باید از نوع رایج باشد که در تمام سرویس های پست نمایش داده شود.

طرفداران فونت های عجیب و غریب، به عنوان مثال، آنهایی که شبیه به متن دست نویس با خودکار هستند، باید به خاطر داشته باشند که گیرنده ممکن است به جای متن نامه، با gobbledygook ناخوانا مواجه شود. دوستداران عجیب و غریب باید اطمینان حاصل کنند که فونت عجیب و غریبی که استفاده می کنند در نامه همراه با متن ارسال می شود.

8) اندازه فونت در متن نامه باید یکنواخت باشد.

شما می توانید هر یادداشت جزئی را با فونت کوچک بنویسید. برخی از سرویس های ایمیل معمولاً از یک فونت جهانی استفاده می کنند. این را باید همیشه به خاطر بسپارید، زیرا تمام تلاش فرستنده برای تزئین متن با فونت هایی با اندازه های مختلف، در نهایت برای گیرنده متنی یکنواخت به نظر می رسد. پس آیا باید اینقدر تلاش کرد؟

9) در متن نامه از استفاده از حروف بزرگ استفاده نکنید.

خواندن حروفی که همه حروف کوچک هستند، حتی در ابتدای یک جمله، یا برعکس، جایی که همه حروف بزرگ هستند، دشوار است. به یاد داشته باشید که نامه ای که با حروف بزرگ نوشته می شود و شامل حروف بزرگ است در اینترنت به عنوان یک جیغ درک می شود و به معنای فقط یک فریاد است و نه چیز دیگری.

10) لحن نامه به هیچ وجه نباید تهاجمی و تحریک آمیز باشد.

متن نامه نباید حاوی فحش و ناسزا باشد. بهتر است زمانی نامه بنویسید که در وضعیت متعادل و معقولی هستید. بازیگوشی سبک و شوخ طبعی مناسب اگر گیرنده از لحن مشابهی از ارتباط پشتیبانی کند و بتواند از آن قدردانی کند استقبال می شود.

11) در پایان همیشه باید یک امضا (نام، نام خانوادگی، نام مستعار، موقعیت برای نامه های تجاری) با آرزوهای احتمالی برای طرف مقابل بگذارید.

آرزوها عبارتند از: با احترام، با سپاس و غیره.

قانون 8: ایمیل ها باید پاسخ داده شوند.

همیشه پاسخ دادن به نامه مرسوم است، بنابراین باید زمان و فرصتی برای توجه و احترام متقابل به ارسال کنندگان پیدا کنید.

ایمیل رکود را تحمل نمی کند. کار با ایمیل تا حد زیادی به نظم و سازمان گیرنده بستگی دارد. این شامل نظارت منظم صندوق پستی شما، آشنایی با مکاتبات دریافتی، مطالعه آن، سازماندهی آن و نوشتن پاسخ است.

یکی از نکات مهم، پاسخگویی به موقع است که به خودی خود بیانگر مثبت در مورد گیرنده است و میزان مسئولیت و علاقه او را مشخص می کند.

ایمیل همان پست کاغذی معمولی با پستچی ها، ماشین ها، هواپیماها، قطارها نیست. ایمیل ها در عرض چند ثانیه تحویل داده می شوند و فرستندگان انتظار پاسخ سریع دارند. در ارتباطات الکترونیکی، سرعتی کاملاً متفاوت اتخاذ می‌شود. تأخیر در زمان ممکن است منجر به از دست دادن ارتباط موضوع مورد بحث شود.

قانون 9: اطلاعات محرمانه را از طریق ایمیل ارسال نکنید.

متاسفانه ایمیل ها قابل هک و رهگیری هستند. و بعد رمزها، شماره کارت بانکی، پین کدها و ... نوشته شده در ایمیل ها. ممکن است برای افراد غیرمجاز که می توانند از آنها برای منافع شخصی استفاده کنند قابل دسترسی باشد. بنابراین، به چنین اطلاعاتی نباید از طریق ایمیل اعتماد کرد.

قانون 10. اطلاعات نامه های شخصی را بدون رضایت فرستنده آنها منتشر نکنید.

با احترام به اطلاعات محرمانه دیگران، هم به خود و هم به حق حریم خصوصی خود احترام می گذارید.

ارتباط از طریق ایمیل بدون تماس متقابل دیداری و شنیداری مستلزم رعایت قوانین آداب معاشرت است که به نوبه خود به برقراری گفتگوی شایسته و فرهنگی بین افراد کمک می کند.

آنتوان سنت اگزوپری در یکی از نامه های خود اشاره کرد:

"در آنچه می نویسم به دنبال من بگرد."

این یک عبارت بسیار مناسب است، از جمله در رابطه با اصول آداب معاشرت در هنگام برقراری ارتباط از طریق ایمیل.

این قوانین بر مکاتبات رسمی از طریق ایمیل حاکم است.

قوانین قابل اجرا نیستبرای لیست های پستی، انجمن ها، گروه های گفتگو، زیرا در این نوع جوامع (تعامل ها) توصیه می شود از اصول دیگری برای کار با ایمیل استفاده کنید.

زمان پاسخگویی به ایمیل های دریافتی

از چند ثانیه تا چند دقیقه طول می کشد تا ایمیل از فرستنده به گیرنده برسد. بنابراین ایمیل ها به دلیل ماهیت عملیاتی خود نیازمند پاسخگویی سریع هستند.

پاسخ ندادن به ایمیل ها برای بیش از 1 روز کاری غیرقابل قبول است.

پاسخگویی سریع به هر نامه دریافتی الزامی است (لازم نیست به پاسخ های مربوط به دریافت نامه شما پاسخ داده شود).

اگر پردازش نامه بیش از 2 ساعت طول می کشد، حتما به نویسنده پاسخ دهید که نامه او دریافت شده است و زمان تقریبی را که در آن پاسخ می دهید را مشخص کنید.

قالب بندی خط موضوع

هر حرف باید حاوی یک موضوع (Subject) باشد که در چند کلمه فرموله شده باشد. بر اساس محتوای موضوع، گیرنده باید محتوای نامه را تعیین کند یا نامه را در لیست طولانی پیام های دیگر بیابد.

اگر این یک پاسخ نامه است، معمولاً قبل از موضوع نشان داده می شود. RE:".

اگر نامه نیاز به ارسال داشته باشد، قبل از موضوع نشان داده شده است. FWD:".

درج "RE:" و "FWD:" معمولاً به طور خودکار توسط مشتریان ایمیل انجام می شود.

تغییر موضوع نامه در طول مکاتبات (پاسخ به نامه های بعدی همان موضوع) توصیه نمی شود، زیرا بسیاری از سیستم های پست نامه ها را بر اساس موضوع گروه بندی می کنند. و نیازی نیست که گیرنده را با موضوع جدید برای مکاتبات قدیمی دلسرد کنید.

ایمیل‌های با موضوع خالی هنگام مشاهده لیست‌های ایمیل ناخوشایند هستند و توسط برخی از سیستم‌های حفاظت از هرزنامه به عنوان "هرزنامه احتمالی" علامت‌گذاری می‌شوند.

استفاده از پس زمینه و طراحی پوسته

هیچ پس زمینه یا پوسته طراحی در نامه های رسمی مجاز نیست.

توصیه می شود نامه به صورت متن ساده باشد. در این حالت، سریع‌تر پردازش می‌شود، سریع‌تر منتقل می‌شود، فضای ذخیره‌سازی کمتری را اشغال می‌کند و توسط مشتریان مختلف ایمیل بهتر درک می‌شود.

استفاده از نام های مناسب در قسمت «از»

نام ها باید به زبان لاتین و به صورت آوانویسی نوشته شوند.

مثلا:

نام‌های روسی مجاز نیستند، زیرا سرورهای پستی کارکنان شرکت‌های خارجی و دفاتر نمایندگی آنها در روسیه ممکن است نامه‌ها را با سرصفحه‌های رمزگذاری ملی مسدود یا تحریف کنند.

با درود

در ابتدای نامه باید یک سلام وجود داشته باشد. مثلا:

عصر بخیر، ایوان ایوانوویچ!

نامه بدون احوالپرسی گاهی از سوی گیرنده بی احترامی تلقی می شود.

امضا

امضا با یک خط خالی و یک خط با دو خط فاصله از متن اصلی نامه جدا می شود.

امضا باید:

فشرده - جمع و جور؛

نامه های ارسال شده به خارج از شرکت باید شامل اطلاعات تماس و نام شرکت در امضا باشد.

نمونه ای از امضای صحیح:

به نقل از اصل نامه

هنگام مکاتبه، توصیه می شود متون قبلی را ذخیره کنید.

متن جدید در ابتدای نامه قرار دارد. بگذارید متون منبع قبلی در پایان باقی بماند. این خلاف قوانین بسیاری از انجمن ها است. با این حال، ایمیل انجمن نیست. در انجمن ها، ابتدا تمام مکاتبات ذخیره می شود. و به دلایلی، متون اصلی با حروف اغلب حذف می شوند. و خود نامه ها اغلب بایگانی نمی شوند - نامه هنوز بدون بعد نیست. با گذشت زمان مشخص نمی شود که چه کسی در طول مکاتبات در مورد چه چیزی صحبت کرده است.

اگر نامه بیش از حد طولانی شود یا موضوع بحث خیلی "شل" یا "کنار رود"، در این صورت نامه می تواند به عنوان آخرین راه حل قطع شود. فراموش نکنید که مکاتبات را در سیستم CRM شرکت ذخیره کنید.

در طول دهه گذشته، ایمیل شاید به یکی از محبوب ترین ابزارهای ارتباط تجاری تبدیل شده است. امروزه یافتن فردی که از ایمیل در ارتباطات بین فردی و بین فرهنگی خود استفاده نکند، بسیار دشوار است. با اسکن سریع آدرس ها و موضوعات پیام های دریافتی با چشم، تصمیم می گیریم کدام حروف را بخوانیم و کدام را بدون باز کردن حذف کنیم. بسته به رابطه بین خبرنگاران، مکاتبات می تواند تجاری یا خصوصی باشد. اگر نامه خصوصی است ، پس هیچ الزامات اخلاقی سختگیرانه ای برای آن وجود ندارد - سبک نگارش و نحوه ارائه عمدتاً به میزان آشنایی با مخاطب بستگی دارد.

امروزه یافتن شرکتی که از ایمیل در ارتباطات بین فردی خود استفاده نکند بسیار دشوار است. لازم به ذکر است که در مکاتبات تجاری معمولی از طریق پست الکترونیکی قوانین عمومی پذیرفته شده ای وجود دارد که باید آنها را بدانید و رعایت کنید. بیایید در مورد مهمترین آنها با جزئیات صحبت کنیم.

قانون 1.هنگام ارسال ایمیل، حتما تمام فیلدها را پر کنید. به طور کلی، ساختار یک ایمیل تجاری را می توان به صورت زیر نشان داد:

آدرس و نام فرستنده

آدرس گیرنده (یا آدرس گیرندگان، زمانی که نیاز به ارسال نامه ای با یک متن برای چندین گیرنده وجود دارد).

اهمیت نوشتن (اگر لازم باشد).

موضوع نامه

کاربرد.

نامه ای متشکل از یک سلام؛ متن اصلی نامه؛ نتیجه گیری؛ و امضاها

قانون 2.آدرس و نام فرستنده باید قابل تشخیص باشد. بنابراین، هنگام باز کردن یک صندوق پستی، همیشه نام و نام خانوادگی خود را در ستون نام فرستنده وارد کنید. قابل اعتمادترین آدرسی است که شامل نام واقعی شما و همچنین نام سازمان شما در نام دامنه باشد، به عنوان مثال: این آدرس ایمیل در مقابل هرزنامه ها محافظت می شود. برای مشاهده آن باید جاوا اسکریپت را فعال کرده باشید. .

قانون 3.حتماً ستون "موضوع نامه" را پر کنید. موضوع نامه از ملزومات ویژه نامه است که وجود آن کار با مکاتبات الکترونیکی را بسیار تسهیل می کند. سرنوشت یک نامه اغلب به موضوع آن بستگی دارد، به خصوص اگر نام و آدرس فرستنده چیزی به شما نگوید. خط موضوع نامه باید کوتاه باشد - بیش از 50 کاراکتر - و به نقطه. هرچه موضوع نامه ساده تر و واضح تر باشد، احتمال خوانده شدن نامه و داشتن پاسخ بیشتر است. شما باید در اولین باری که برای کسی نامه می نویسید، به طور خاص در مورد موضوع فکر کنید.

قانون 4.فقط برای پاسخ از نماد ("Re:") استفاده کنید. با استفاده از نماد واقع در قسمت آدرس نامه ای که به آن پاسخ می دهید، فرم نوشتن پاسخ را باز کنید. این فرم قبلاً حاوی آدرس همکار شما، متن نامه و موضوع است. نماد (Re) مخفف کلمه انگلیسی "Reply:" یا "Response:" است و به معنای "پاسخ من به:" است. بنابراین، در صورت تغییر موضوع حرف، باید با استفاده از فلش رو به پایین واقع در سمت راست آیکون Re، تغییرات موضوع را انجام داد. در لیست کشویی که باز می شود، دستور “change theme” را انتخاب کنید.

اگر هنگام پاسخ دادن به ایمیل شخصی، نکته اصلی گفتگو را تغییر دهید، موضوع را مطابق با آن تغییر دهید، یا بهتر است با ایجاد یک ایمیل جدید، بحث درباره یک موضوع جدید را شروع کنید.

قانون 5.برای جلوگیری از ارسال زودهنگام، آدرس گیرنده را تنها زمانی درج کنید که نامه تکمیل شده، بررسی شده و آماده ارسال باشد. مراقب دکمه "ارسال" باشید: مطمئن شوید که نامه را برای شخصی که در نظر دارید ارسال می کنید.

قانون 6.حتما قبل از متن اصلی نامه، یک تبریک متشکل از یک کلمه خوشامدگویی و نام گیرنده بنویسید. برخی از کاربران بر این باورند که نیازی به نوشتن تبریک در یک ایمیل نیست، زیرا ظاهراً یک یادگاری بی معنی از نامه کاغذی است، که حاوی اطلاعات مهمی نیست و فقط حاوی کلمات موجود است.

احوالپرسی حاوی اطلاعاتی در مورد نحوه تربیت فردی است که نامه را می نویسد. به عنوان سلام، از شکل آدرس زیر استفاده کنید: "عصر بخیر عزیز (محترم) + نام، نام خانوادگی مخاطب!" یا «عزیز (محترم) + نام، نام خانوادگی مخاطب، سلام!» و تنها پس از آن به هدف پیام خود بروید.

در اروپا، مرسوم است که همیشه "آقا/خانم عزیز" یا کمتر رسمی خطاب می کنند، به خصوص اگر مخاطب را "عزیز + نام" می شناسید. در ایالات متحده آمریکا، جایی که سرعت زندگی و مکاتبات شدیدتر است، یک ایمیل با آدرسی متشکل از یک نام و یک "سلام + نام" کوتاه شروع می شود. در زبان روسی، علامت تعجب پس از یک آدرس نوشته شده در هر ژانر مکاتباتی قرار می گیرد: تجاری، خصوصی، رسمی و غیره، در حالی که در انگلیسی در همه این ژانرها کاما قرار می گیرد.

قانون 7.نامه خود را به درستی ساختار دهید. زیرا خواندن از روی صفحه نمایشگر بسیار دشوارتر از خواندن کاغذ است. متن نامه را به پاراگراف های منطقی تقسیم کنید. سعی کنید جملات خود را بیش از 15-20 کلمه نگه دارید. پاراگراف ها را با یک تورفتگی یا یک خط خالی از یکدیگر جدا کنید.

قانون 8.مختصر و دقیق باشید. متن نامه از پاراگراف اول باید توجه خواننده را کمتر از موضوع آن جلب کند. از زمان محدود خواننده بالقوه آگاه باشید. با هدف نامه شروع کنید، باید در جمله اول به وضوح بیان شود. اگر جملات اول به درستی فرموله شوند، احتمال بسیار زیادی وجود دارد که گیرنده نامه آن را تا آخر بخواند. ایمیل برای انتقال سریع اطلاعات در نظر گرفته شده است. اگر نیاز به ارسال اطلاعات مهم حاوی حجم زیاد دارید، بهتر است یک متن کوتاه همراه در ایمیل بنویسید و خود اطلاعات را به صورت پیوست فرمت کنید.

قانون 9.قبل از شروع نوشتن نامه خود، لطفاً یک پیوست را پیوست کنید. چند بار نامه ای دریافت کرده اید که هدف آن ارسال پیوست بوده است، بدون همین پیوست؟! چنین بی دقتی ممکن است بهترین تأثیر را بر شهرت تجاری شما نداشته باشد.

قانون 10.وقتی برای اولین بار به کسی می نویسید، هیچ پیوستی را ضمیمه نکنید. اگر با این وجود پیوستی را بدون رضایت گیرنده ارسال کردید، حتماً در متن نامه بنویسید که چه نوع فایلی است. از پیوست های بزرگتر از 5 مگابایت خودداری کنید، زیرا این وضعیت ناخوشایند ممکن است: شما فایل خود را در یک ثانیه به سرور ایمیل ارسال می کنید و گیرنده شما آن را به مدت یک ساعت دانلود می کند.

قانون 11.هنگام نوشتن پاسخ نامه خود، به تمام سوالاتی که از شما پرسیده می شود پاسخ دهید. اگر پاسخ دادن برایتان دشوار است، مستقیماً بنویسید.

قانون 12.قبل از ارسال ایمیل، املا، دستور زبان و علائم نگارشی خود را بررسی کنید. فقط به این دلیل که ایمیل یک روش ارتباطی سریع است، به این معنی نیست که باید شلخته باشد. عبارات خود را تا حد امکان از نظر املا و دستور زبان بسازید. این مهم نه تنها به این دلیل است که یک نامه بدون سواد می تواند برداشت شما را خراب کند، بلکه خواندن متن بدون کاما و نقطه بسیار دشوار است.

قانون 13.ایمیل ها باید پاسخ داده شود. ایمیل مربوط به برقراری ارتباط با افراد دیگر است و اندکی ادب هرگز ضرری ندارد. طبق قوانین آداب معاشرت باید به ایمیل ها پاسخ داده شود و زمان پاسخگویی نباید بیش از سه روز باشد. اگر در این مدت به ایمیلی پاسخ ندهید، این خودداری آشکار از برقراری ارتباط است. اگر برای پاسخ دادن به نامه به زمان بیشتری نیاز دارید، ارزش دارد که دلایل تاخیر را توضیح دهید. هنگامی که ایمیلی حاوی پیوست دریافت می کنید، مطمئن شوید که پیوست به طور عادی وارد شده و باز شده است. اگر نامه هایی از افراد ناشناس دریافت کنید، ممکن است به آنها پاسخ ندهید. آنها را می توان بدون خواندن حذف کرد. اگر یک ایمیل ناخواسته با یک فایل پیوست دریافت کردید، باید فایل را بدون باز کردن بسته آن حذف کنید: به احتمال زیاد منبع یک ویروس کامپیوتری است.

قانون 14.درخواست رسید خواندن نکنید. بعد از متن نامه اصلی و قبل از امضای خود می توانید عبارت زیر را بنویسید: «لطفاً از طریق پاسخ نامه و یا تماس با شماره تلفن های مندرج در زیر، دریافت نامه را تأیید کنید.»

قانون 15.هرگز در پیام خود از حروف بزرگ استفاده نکنید. متن با حروف بزرگ فریاد زدن در نظر گرفته می شود. در بهترین حالت، او را بی سواد در مسائل مربوط به نت تلقی می کنند. این ممکن است باعث تحریک یا سایر واکنش های نامطلوب در خواننده شما شود.

قانون 16.هرگز اطلاعات محرمانه را از طریق ایمیل ارسال نکنید. هنگام ارسال شماره کارت بانکی یا سایر اطلاعات حساس در متن ایمیل بسیار مراقب باشید. هنگام ارسال، ایمیل می تواند رهگیری شود و برای منافع شخصی استفاده شود. علاوه بر این، ایمیلی که ارسال می کنید برای همیشه در حافظه کامپیوتر باقی می ماند.

قانون 17.از اختصارات و طراحی احساسی زیاده روی نکنید. در ایمیل های تجاری، سعی کنید از اختصاراتی مانند BTW (به هر حال) یا LOL (با صدای بلند بخندید) استفاده نکنید که به آن شکلک («صورتک های خندان») نیز گفته می شود. آنها در مکاتبات تجاری نامناسب هستند، به خصوص که ممکن است گیرنده نامه معنای آنها را نداند.

قانون 18.حتما امضای خود را در انتهای نامه قرار دهید. امضا بلوک کوچکی از متن است که به انتهای پیام های شما اضافه می شود و شما را شناسایی می کند و حاوی اطلاعات تماس شما است. امضای خود را کوتاه نگه دارید: بیش از چهار تا هفت خط نباشد. یک امضای طولانی فضای زیادی را اشغال می کند و می تواند آزار دهنده باشد. چندین راه ممکن برای تماس با شما (معمولاً شماره تلفن و فکس) و همچنین پیوندی به وب سایت شرکت خود را در آن قرار دهید.

بر اساس مقالات:

1. 32 نکته مهم در مورد آداب ایمیل. [منبع الکترونیکی] http://www.emailreplies.com/ بازیابی شده در 2015/09/19.

2. 26 قانون مهم آداب ایمیل. [منبع الکترونیکی] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm بازیابی شده در 20 سپتامبر 2015.

این مطلب توسط L.A. Shutilina، متدولوژیست مرکز پزشکی دولتی سگ و پزشکی تهیه شده است.

طی دهه‌های گذشته، مکاتبات تجاری از طریق ایمیل محبوبیت زیادی پیدا کرده و به یکی از روش‌های اصلی ارتباطات تجاری تبدیل شده است. امروزه یافتن شخصی که از ایمیل در برقراری ارتباطات بین فردی استفاده نکند دشوار است. با وجود این، امروزه بسیاری این سوال را می پرسند: تا همه قوانین رعایت شود؟ چگونه می توانید از یک نامه مناسب برای ایجاد تصور خوب از فرستنده در بین گیرنده استفاده کنید؟

این مقاله قوانین مربوط به مکاتبات تجاری از طریق ایمیل را شرح می دهد و نکات کاربردی ارائه شده در مقاله به شما کمک می کند تا ارتباطات تجاری مناسب را هنگام نوشتن ایمیل یاد بگیرید.

بسیاری از مردم روز کاری خود را با بررسی صندوق پستی خود برای پیام های جدید شروع می کنند. اما، متأسفانه، با وجود رواج این روش تبادل اطلاعات، بسیاری نمی دانند چگونه از زبان مکاتبات تجاری به درستی استفاده کنند و ایمیل ها را با یک راه ارتباط غیررسمی اشتباه می گیرند.

به لطف سرعت تحویل، تبادل اسناد رسمی مهم، فرم ها، برنامه ها را ساده می کند، اما حتی در اینجا نیز افراد هنگام ارسال نامه اشتباه می کنند. خیلی اوقات اتفاق می افتد که هنگام نوشتن یک ایمیل هنگام تبادل هر فایلی، گیرندگان به دلایلی مقاله های همراه را نمی نویسند و موضوعات را وارد نمی کنند، که می تواند کار گیرندگان را پیچیده کند. هدف از این مقاله پاسخ به این سوال است که چگونه می توان نامه ای از طریق ایمیل ارسال کرد و تمام قوانین ارتباط کتبی تجاری از طریق ایمیل را رعایت کرد؟

هنگام نوشتن ایمیل، تمام فیلدهای ارائه شده باید پر شوند

قوانین مکاتبات تجاری از طریق پست الکترونیکی، فرستنده نامه را موظف می کند که تمام قسمت های ارائه شده در ایمیل مانند آدرس و نام گیرنده و فرستنده نامه را پر کند. موضوعی باید شرح داده شود که به طور خلاصه ماهیت نامه ارسالی را توضیح دهد. اغلب اوقات، سرنوشت نامه ارسال شده و سرعت حل مشکل ذکر شده در آن به موضوعی که به درستی توضیح داده شده است بستگی دارد. یک ایمیل تجاری باید با یک تبریک شروع شود - این نشان دادن ساده احترام به گیرنده هنگام مکاتبه بسیار مهم است. پس از احوالپرسی، متنی باید وجود داشته باشد که به آن "بدن نامه" می گویند و در پایان باید امضایی داشته باشد، به عنوان مثال "با احترام، پتر ایوانوویچ بریسوف".

با سلام در مکاتبات تجاری

این نکته ارزش تمرکز بیشتر را دارد، زیرا ژست احترام در هر جنبه ای از ارتباطات تجاری بسیار مهم است. بهترین عبارت تبریک "بعدازظهر بخیر" یا "سلام" است. انجام مکاتبات تجاری از طریق ایمیل، فرستنده را از استفاده از عبارات "عصر بخیر" یا "صبح بخیر" محدود می کند، زیرا گیرنده ممکن است نامه را خیلی دیرتر از دریافت آن بخواند. همچنین استفاده از عبارات محاوره ای که در احوالپرسی استفاده می شود صحیح نیست.

پس از یک کلمه یا عبارت تبریک، باید گیرنده را با نام و نام خانوادگی خطاب کنید و اگر نام برای فرستنده ناشناخته باشد، می توان از این لحظه صرف نظر کرد. سپس می توانید به بیان هدف نامه بروید.

فایل های پیوست شده در ایمیل های تجاری

اگر هدف اصلی نامه تنها روایت مکتوب و ارائه اصل موضوع نیست، بلکه ارسال فایل نیز هست، بهتر است ابتدا شی ارسال شده را پیوست کنید. اغلب اتفاق می افتد که بسیاری از فرستندگان به دلیل بی توجهی، با بیان اصل موضوع در متن نامه، فراموش می کنند پیوست لازم را ضمیمه کنند. چنین سهل انگاری می تواند بر شهرت تجاری فرستنده نامه تجاری تأثیر منفی بگذارد.

آدرس ایمیل باید قابل تشخیص و مختصر باشد

قوانین مکاتبات تجاری از طریق ایمیل، فرستنده را ملزم به داشتن نام الکترونیکی قابل تشخیص می کند که باید حاوی اطلاعات واقعی درباره نام فرستنده باشد. نامه‌ها و درخواست‌های رسمی زمانی که آدرس ایمیل حاوی عبارات یا کلمات غیررسمی باشد، برای مثال آدرس ایمیل "limon_petya" بسیار نامشخص و احمقانه به نظر می‌رسند. این برای یک بزرگسال بسیار ناپسند به نظر می رسد. برای انجام مکاتبات تجاری، بهتر است یک ایمیل جداگانه ایجاد کنید و آداب ایمیل تجاری را رعایت کنید.

با استفاده از عملکرد پاسخ سریع (پاسخ) برای پاسخ به ایمیل های دریافتی قبلی

تابع Reply یا Response (در نسخه کوتاه شده آن شبیه Re:) به کاربر کمک می کند تا به سرعت به پیام های ارسال شده قبلی از فرستنده پاسخ دهد. این تابع همچنین دارای توانایی جهانی برای خواندن مکاتبات قبلی با یک همکار در یک موضوع خاص است. اما قوانین مکاتبات تجاری از طریق ایمیل، فرستنده را موظف می کند که در صورت تغییر ماهیت بحث در طول مکاتبات، نام موضوع نامه تجاری را تغییر دهد.

قبل از ارسال نامه تجاری، باید اشتباهات املایی و علائم نگارشی را تصحیح کنید.

ایمیل تبادل اطلاعات را ساده می کند، اما در طول مکاتبات تجاری نباید از قوانین زبان روسی غافل شوید، زیرا یک اشتباه بی دقت می تواند بر اختیارات فرستنده تأثیر بگذارد. قبل از ارسال نامه باید متن را چندین بار مرور کنید و به دقت آن را از نظر غلط املایی و نقطه گذاری بررسی کنید. بسیاری از مشتریان ایمیل دارای ویژگی بررسی املا هستند، بنابراین باید به کلماتی که با رنگ قرمز زیر آنها خط کشیده شده توجه کنید. اگر در مورد املای صحیح شک دارید، باید از اینترنت کمک بگیرید یا با استفاده از فرهنگ لغت املای املا را بررسی کنید.

قسمت مخاطب باید در آخر پر شود

برای جلوگیری از ارسال نامه های ناتمام یا ویرایش نشده، آدرس گیرنده نامه تجاری باید در آخرین لحظه قبل از ارسال وارد شود. این قانون در اصول مکاتبات ایمیل تجاری نیز گنجانده شده است. این اتفاق می افتد که هنگام پر کردن فیلد مخاطب، ایمیل ممکن است لیستی از گیرندگان قبلاً استفاده شده را ارائه دهد، همچنین باید توجه خود را متمرکز کنید تا به اشتباه یک نامه تجاری تشکیل شده را به یک مخاطب ثالث ارسال نکنید.

ساختار نامه تجاری

قوانین ساختاربندی متن نه تنها برای رسانه های کاغذی، بلکه در مورد قوانین مکاتبات تجاری از طریق ایمیل نیز اعمال می شود. خواندن حجم زیادی از متن حروف روی صفحه نمایشگر همیشه برای گیرنده راحت نیست. برای ساده‌تر شدن این نکته، باید متن را به پاراگراف‌های کوچکی که به صورت منطقی شکل می‌گیرند تقسیم کنید و هنگام نوشتن متن نامه‌های تجاری از جملات پیچیده اجتناب کنید. طول بهینه یک جمله در نامه تجاری نباید بیش از پانزده کلمه باشد.

ماهیت نامه تجاری باید در اصل بیان شود

علاوه بر موضوع مشخص شده نامه تجاری، گیرنده باید به جملات اول و دوم متن اصلی که به وضوح فرمول بندی شده اند نیز علاقه مند باشد. وظیفه فرستنده این است که در ابتدای نامه اصل مشکل یا موضوعی را که برای آن مخاطب را مورد خطاب قرار می دهد، بیان کند. جمله اول باید نشان دهنده هدفی باشد که نامه تجاری برای آن ارسال می شود. نمونه: «به اطلاع شما می رساند که مفاد تعهد مندرج در قرارداد شماره 45 مورخ 1396/01/02 «در مورد تأمین مواد فله» رو به پایان است. برای تمدید قرارداد، باید بسته دوم اسناد را ارائه دهید.» به لطف هدف تعیین شده، گیرنده این فرصت را دارد که ایده اصلی نامه تجاری را درک کند. اگر متن نامه خیلی بزرگ است، بهتر است از تابع پیوست کردن یک شی به عنوان پیوست در قالب یک سند متنی استفاده کنید، اما در عین حال، در قسمت متن، مقاله همراه را ترک کنید. که نامه تجاری را برجسته می کند. نمونه: "ما یک نسخه الکترونیکی از نامه شرکت Mak-Stroy LLC را برای بررسی شما ارسال می کنیم." خواهشمندیم تصمیم خود را در خصوص تمدید قرارداد شماره 45 مورخ 1396/01/02 “در مورد تامین مواد فله” تا مهلت مقرر در نامه به اطلاع ما برسانید.

هر ایمیل تجاری باید یک پاسخ داشته باشد.

زمانی که گیرنده نامه تجاری را به دلایلی نادیده می گیرد، نمونه های منفی از مکاتبات تجاری وجود دارد. گاهی اوقات ممکن است واقعاً مواردی وجود داشته باشد که به دلیل شرایط خاصی نتوان پاسخی داد، مثلاً حل مشکل ممکن است چندین روز طول بکشد یا گیرنده در فکر باشد و نتواند بلافاصله به سؤال مطرح شده پاسخ دهد. در این مورد، باید نظر مختصری در این مورد داده شود، به عنوان مثال، "سلام پیوتر ایوانوویچ. نامه شما را دریافت کردم، اما امروز پاسخگویی برایم سخت است، زیرا باید با مدیریت ارشد مشورت کنم. مشکل شما را به مدیر عامل شرکتمان گزارش می کنم و تا پایان هفته پاسخ رسمی می دهم. با احترام، مدیر بخش فروش بلو ایوان گنادیویچ.

شایان ذکر است که اگر ظرف سه روز کاری پاسخی داده نشد، این واقعیت که گیرنده نامه تجاری سکوت می کند را می توان به عنوان نادیده گرفتن و امتناع از برقراری ارتباط با فرستنده ارزیابی کرد.

هنگام نوشتن پاسخ نامه، باید به تمام سوالات پرسیده شده پاسخ دهید.

اگر نامه ارسال شده به گیرنده ماهیت بازجویی است، در هنگام نوشتن نامه باید به ترتیبی که در متن دریافتی نامه تجاری وجود دارد، به سؤالات پاسخ دهید. اگر سوالاتی پرسیده شده باشد، فرستنده امیدوار است که پاسخ های مشخصی برای آنها دریافت کند. هنگام نوشتن نامه، شما نباید پاسخ های خود را شماره گذاری کنید، فقط باید افکار خود را به ترتیب بیان کنید. برای پاسخ به تمام سوالات مطرح شده ابتدا باید نامه تجاری دریافتی را چندین بار مطالعه کنید و در صورت زیاد بودن سوالات بهتر است برای جلوگیری از از قلم افتادن آنها را جداگانه بنویسید. اگر پاسخ به برخی از سوالات مطرح شده غیرممکن باشد، قابل ذکر است که در حال حاضر به دلایلی نمی توان پاسخ داد.

از اختصارات، طراحی احساسی و حروف بزرگ زیاده روی نکنید

نمونه‌های منفی از مکاتبات تجاری وجود دارد که فرستندگان آن را با استفاده از علائم غیررسمی در قالب شکلک رقیق می‌کنند. استفاده از آنها هنگام برقراری ارتباط در شبکه های اجتماعی محبوب است، با این حال، قوانین مکاتبات تجاری از چنین جلوه هایی از احساسات استقبال نمی کنند، زیرا گیرنده ممکن است معنای واقعی آنها را نداند و آنها را برای مجموعه ای نامفهوم از اشتباهات نقطه گذاری بپذیرد.

همچنین باید از نوشتن متن با حروف بزرگ خودداری کنید. در اینترنت، مجموعه‌ای از کلماتی که با حروف بزرگ نوشته می‌شوند، «عبارات درخشان» نامیده می‌شوند و اغلب چنین عباراتی بار معنایی منفی دارند. گیرنده، هنگام خواندن نامه تجاری الکترونیکی، ممکن است چنین قلمی را منفی ارزیابی کند، که تأثیر مخربی بر درک معنا خواهد داشت. اگر در نامه تجاری نیاز به تاکید بر اهمیت هر نکته ای دارید، بهتر است از عبارات مقدماتی استفاده کنید، به عنوان مثال: «لطفاً توجه داشته باشید که حداکثر تا تاریخ 1396/02/10 برای تمدید قرارداد باید بسته ای از اسناد ارائه دهید. " یا "لطفا توجه داشته باشید که مدارک تمدید قرارداد باید تا تاریخ 1396/02/10 ارائه شود."

اطلاعات حساس را از طریق ایمیل منتقل نکنید

هنگام انتقال اطلاعات شخصی یا محرمانه، بهتر است از صندوق پست الکترونیکی خودداری کنید، زیرا خطر رهگیری اطلاعات توسط مهاجمان برای استفاده برای اهداف خودخواهانه خود وجود دارد. چنین اطلاعاتی ممکن است شامل موارد زیر باشد: شماره تلفن، رمز عبور کارت‌های بانکی، حساب‌های بانکی شخصی، و غیره. مهم است که به خاطر داشته باشید که اطلاعات در سرور نمایندگی پست الکترونیکی ذخیره می‌شوند و در صورت هک شدن می‌توانند به سرقت بروند.

امضای فرستنده باید در انتهای نامه باشد.

همانطور که قبلا ذکر شد، هر نامه ارسال شده باید دارای یک امضای خاص باشد. اغلب، توسعه دهندگان صندوق پستی یک عملکرد بلوک امضا را معرفی می کنند که در آن می توانید عنوان شغل، نام و شماره تلفن تماس خود را وارد کنید. پس از آن، این بلوک به طور خودکار در انتهای هر حرف ظاهر می شود که تایپ را آسان تر می کند. نوشتن صحیح امضا مهم است تا گیرنده این فرصت را داشته باشد که هنگام پاسخ دادن به نامه، فرستنده را به درستی خطاب کند. نمونه ای از امضا ممکن است به این صورت باشد: "با احترام، نیکولای الکساندرویچ پتروف، +79810000000."

با نتیجه گیری، می توان اشاره کرد که برای درک نحوه انجام مکاتبات تجاری از طریق ایمیل، نیازی به تسلط بر اصول اضافی و پیچیده ندارید. فقط باید قوانین اساسی آداب معاشرت را رعایت کنید و هنجارهای زبان روسی را رعایت کنید.