Инструкция по порядку хранения и выдачи ключей на судебных частках московской области. Порядок хранения и выдачи ключей Организация хранения и выдачи ключей на предприятии

2.2.1. Основной комплект ключей от Помещений, выдается Пользователю администратором ДАО одновременно с передачей Помещений в сроки, установленные Договором аренды.

2.2.2. Пользователь обязан предоставить в ДАО запасной комплект ключей и подписать соответствующую форму Акта приема-передачи ключей (Приложение № 10). Запасной комплект ключей от Помещения Пользователь передаёт в службу охраны в специальных тубусах, опечатанных печатью. Сохранность ключей, целостность Тубусов и печатей на них могут быть проверены Пользователем в любое время.

2.2.3. Использование запасного комплекта ключей допускается только в случае возникновения аварийной ситуации с обязательным уведомлением Пользователя.

2.2.4. Вскрытие Помещения производится представителем УК в присутствии представителя службы охраны. О необходимости вскрытия сообщается по телефону ответственному лицу компании- арендатора.

2.2.5. После вскрытия Помещения Пользователя представитель УК составляет соответствующий Акт с указанием причины такого вскрытия. Копия Акта предоставляется Пользователю при первой возможности.

2.2.4. При замене замков в помещениях Пользователь должен передать в ДАО БЦ «Плеханова,7» новый комплект запасных ключей до окончания рабочего дня, в день замены, для его дальнейшего опечатывания в тубус.

Пользователей
Для доступа в Здание БЦ используются персональные магнитные карты – пропуска.
Пропуск с определенным уровнем доступа выдается каждому сотруднику или посетителю по запросу Пользователя.
2.3.1. Для постоянных сотрудников Пользователей оформляются единые постоянные пропуска, дающие право на проход на территорию и в здания Бизнес-центра «Плеханова, 7», в соответствии с разрешенным Пользователю уровнем доступа.

Постоянные пропуска оформляются по заявке (Приложение № 1).

Срок действия пропуска – равен сроку действия договора аренды. По окончании действия пропусков, для их продления, в отдел аренды подаются списки постоянных сотрудников Пользователя, отпечатанные на бланке компании Пользователя.

В соответствии с этой заявкой и списком сотрудников, ДАО предоставляет нужное количество пропусков с необходимым уровнем доступа.

В случае отсутствия у сотрудников фотографий на электронном носителе, Пользователь должен обратиться в ДАО.

Администратор ДАО сфотографирует сотрудников, отредактирует фотографии и нанесёт их на пропуска. Готовые пропуска выдаются под подпись, уполномоченному представителю Пользователя.

Примечание: При пользовании системой контроля и управления доступом запрещается:

удерживать турникеты, которые оборудованы системой доступа, открытыми;
передавать пропуск другим лицам, как работникам Пользователя, так и посетителям.
пользоваться чужим пропуском.

Нарушители установленного пропускного режима не допускаются на территорию, а пропуск изымается.

Об изъятии пропуска администратор департамента арендных отношений немедленно информирует руководителя компании Пользователя или должностное лицо, ответственное за пропускной режим.

2.3.2. До оформления пропусков проход сотрудников Пользователя осуществляется по гостевым пропускам, которые оформляются в соответствии со списками, после предъявления в бюро пропусков документа, удостоверяющего личность (паспорт, военный билет, водительское удостоверение). Действие списков как основного документа, дающего право на проход в здание и на территорию, заканчивается в день, следующий за днем получения сотрудниками Компании постоянных пропусков.

При увольнении сотрудника Пользователя(в день увольнения) в ДАО подается информация на бланке компании Пользователя о необходимости блокирования карты доступа.

Ответственность за проход сотрудника, не сдавшего пропуск или не исключенного из списков при его увольнении, несет руководитель компании Пользователя.

Ежеквартально (не позднее пятого числа следующего после квартала месяца) Пользователь подаёт в ДАО списки сотрудников для корректировки информации о составе компании Пользователя и базы данных системы контроля и управления доступом.

2.3.3. Посетители проходят в здание по спискам приглашенных лиц (Приложение № 2) либо в сопровождении сотрудника Пользователя. Списки подаются заблаговременно или в день прихода посетителей и могут дополняться в течение дня назначенными для этого должностными лицами Пользователя. В случае прихода посетителя отсутствующего в списке приглашенных лиц, сотрудник ресепшн созванивается с сотрудником Пользователя, имеющем право допуска и, получив от него устное подтверждение о разрешении допуска, оформляет временный пропуск. Сотрудник ресепшн фиксирует данные документа удостоверяющего личность (паспорт, военный билет, водительское удостоверение) в базе посетителей.

Москва 2012

1. Общие положения.

1.1. Прием дубликатов ключей от квартир и мест хранения имущества граждан (далее - МХИГ), оборудованных техническими средствами охраны (далее - ТСО) и подключенных на пульт централизованного наблюдения (далее - ПЦН) подразделения вневедомственной охраны территориального органа МВД России (далее - Охрана), осуществляется на основании заключенного с собственником (далее - Собственник) договора на охрану его имущества (далее - Договор).

1.2. При необходимости возможно оформление отказа Собственника от предоставления дубликатов ключей в форме дополнительного соглашения к Договору.

1.3. В случае согласия Собственника с условиями сдачи дубликатов ключей уполномоченными сотрудниками подразделения вневедомственной охраны принимаются ключи от всех замков входных дверей в квартиру (МХИГ), устройства отпирания (коды доступа) к входной двери в подъезд (холл).

1.4. Вскрытие квартиры (МХИГ) и ее осмотр для обнаружения правонарушителя или определения причин срабатывания сигнализации, а также для пересдачи квартиры (МХИГ) под охрану производится в присутствии понятых либо доверенных лиц.

1.5. Самостоятельное вскрытие охраняемой квартиры (МХИГ) сотрудниками ОВО возможно только при согласии Собственника.

1.6. Бланки расторгнутых договоров с подписью Собственника о получении ключей или документации об уничтожении ключей хранятся в архиве не менее 3 лет.

1.7. Запрещается сдавать в архив бланки расторгнутых договоров без отметки о возврате или уничтожении ключей.

1.8. Организация приема, хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ) осуществляется в соответствии с инструкцией, утверждаемой начальником подразделения (при необходимости инструкция разрабатывается для каждого отдельного ПЦО). Инструкцией определяются алгоритмы приема, выдачи, хранения, уничтожения невостребованных дубликатов ключей, а также порядок и контроль ведения документации.

2. Порядок приема дубликата ключей от объектов

2.1. Ответственным за организацию приема, хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ) является начальник ПЦО. Допускается назначение ответственного за данное направление деятельности сотрудника из числа руководящего состава подразделения вневедомственной охраны с внесением соответствующих дополнений в его функциональные обязанности.

2.2. О приеме дубликатов ключей делаются соответствующие отметки в договоре, оперативной карточке на охраняемую квартиру (МХИГ) и в журнале учета приема-выдачи дубликатов ключей (Приложение № ) с указанием пультового номера, адреса и количества сданных ключей. При этом, для каждого пультового номера необходимо предусмотреть резервное место для внесения последующих изменений (не менее 3-х записей).

2.3. К принятому комплекту ключей крепится бирка, на которой указывается пультовой номер и номер Договора.

2.4. Комплект ключей помещается в пенал, на котором указывается пультовой номер охраняемой квартиры (МХИГ), адрес, Ф. И. О Собственника и количество ключей.

2.5. В присутствии Собственника пенал с ключами опечатывается (пломбируется).

3. Порядок хранения дубликатов ключей на ПЦН

3.1. Опечатанный пенал с ключами хранится в запираемом на замок и опечатанном шкафу.

3.2. Шкафы с дубликатами ключей находятся в помещении, представляющем собой отдельную, технически укреплённую комнату (шкаф), исключающую доступ посторонних лиц.

Внутри каждого шкафа (стеллажа) должна находиться опись хранящихся в нём пеналов с дубликатами ключей с указанием дат проводимых сверок.

Отдельное помещение для хранения дубликатов ключей оборудуется ТСО с выводом тревожных извещений в ПЦО (ЦОУ).

3.3. Допускается размещение шкафов в прямой видимости дежурной смены ПЦО (ЦОУ).

3.4. Журнал учёта приёма-выдачи дубликатов ключей регистрируется, заносится в опись документации и хранится в ПЦО (ЦОУ).

3.5. В период несения службы дежурная смена ПЦО (ЦОУ) несёт персональную ответственность за сохранность и обоснованность использования дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ).

4. Порядок выдачи дубликатов ключей для перезакрытия охраняемых квартир (МХИГ)

4.1. Перезакрытие квартиры (МХИГ) с помощью дубликатов ключей должно быть проведено в течение 3-х часов с момента поступления сигнала «тревога» на ПЦО ОВО при невозможности оповещения Собственника или его доверенного лица.

4.2. Перезакрытие охраняемой квартиры (МХИГ) производит дежурный ПЦО (ЦОУ) или старший группы задержания подразделения вневедомственной охраны.

4.3. О факте выдачи пенала с ключами из хранилища для осмотра охраняемой квартиры производится запись в журнале регистрации выдачи и приема дубликатов ключей для осмотра и перезакрытия квартир (МХИГ) (приложение № ).

4.4. Вскрытие пенала с дубликатами ключей производится непосредственно у охраняемой квартиры (МХИГ) в присутствии понятых или доверенного лица.

Запрещается привлекать в качестве понятых вольнонаемный состав подразделения вневедомственной охраны (дежурных ПУ, электромонтеров ПЦО и обслуживающих организаций, водителей и т.д.).

4.5. Если перезакрытие охраняемой квартиры (МХИГ) производится в присутствии доверенного лица Собственника, акт перезакрытия не составляется. В графе № 9 журнала указывается ФИО доверенного лица.

4.6. Если необходимость вскрытия квартиры (МХИГ) по каким-либо причинам отпала, пенал в опечатанном виде возвращается на ПЦО. В этом случае в графе № 9 журнала указывается, что пенал не вскрывался, а также делается запись о причине отмены вскрытия пенала.

4.7. По окончании осмотра охраняемой квартиры (МХИГ) и выяснения причин срабатывания сигнализации сотрудник ОВО, производивший вскрытие квартиры (МХИГ), составляет соответствующий акт (приложение № ), один экземпляр которого оставляет в квартире на видном месте, второй сдает вместе с дубликатами ключей на ПЦО.

4.8. При приеме пенала с ключами необходимо проверить полноту и качество составления акта, соответствие номера договора на бирке с ключами с данными на пенале, а также целостность печати (в случае, если вскрытие объекта при его осмотре на месте отпала). О факте возврата ключей делается отметка в журнале выдачи.

4.9. Акт вскрытия квартиры после осуществления контроля помещается в литерное дело.

5. Порядок передачи ключей под ответственное хранение по смене

5.1. Передача ключа от хранилища производится при приеме - сдаче дежурства на ПЦО.

5.2. В ходе приема-сдачи дежурства заступающий на смену дежурный ПЦО (ЦОУ) обязан проверить целостность печатей и исправность запирающих устройств шкафов для хранения дубликатов ключей.

5.3. При обнаружении нарушений правил хранения и порядка выдачи дубликатов ключей от квартир (МХИГ), а также при выявлении отсутствия дубликатов ключей передача дежурства прекращается с незамедлительным докладом руководителю подразделения вневедомственной охраны, которым инициируется проведение служебной проверки по соответствующим нарушениям.

6. Организация и осуществление контроля за хранением и использованием ключей

6.1. Виды контроля:

6.1.1. Ежедневный - осуществляется при приеме-сдаче дежурной смены ГЩО. В ходе контроля проверяется наличие ключей в открытых пеналах, обоснованность изъятия ключей из хранилища, наличие соответствующих записей в учетной документации, наличие и качество составления актов о вскрытии охраняемых квартир (МХИГ).

6.1.2. Выборочный - осуществляется руководящим составом (ответственным) подразделения вневедомственной охраны на основании утвержденного графика.

Выборочный контроль может быть проведен по инициативе проверяющего при наличии соответствующего предписания.

В ходе проведения выборочного контроля вскрываются указанные в графике (проверяющего) хранилища (сейфы), производится сверка наличия пеналов с ключами с описью, проверяется наличие печатей на пеналах. Выборочно вскрывается до 10 пенатов, сверяется количество ключей с записями в книге приема дубликатов ключей от квартир граждан. По окончании выборочного контроля проверяющим в описи шкафа делается отметка о дате его проведения, результаты контроля отражаются в книге записей проверяющих (журнале результатов контроля дежурной смены ПЦО), вскрытые пеналы, шкафы закрываются и опечатываются.

6.1.3. Инвентаризация - осуществляется комиссией, назначенной приказом начальника подразделения вневедомственной охраны. Председателем инвентаризационной комиссии не может быть назначен сотрудник данного ПЦО (ЦОУ). Инвентаризация проводится 1 раз в год.

В ходе инвентаризации осуществляется проверка наличия и соответствия учетным данным всех хранящихся на ПЦО ключей, а также выполнение требований настоящей Инструкции.

Результаты инвентаризации, выводы и предложения комиссии оформляются актом. Акт представляется руководителю подразделения вневедомственной охраны.

6.2. При установлении факта утери дубликатов ключей или необоснованного вскрытия пеналов составляется акт и инициируется проведение служебной проверки для установления обстоятельств дела.

7. Порядок замены ключей

7.1. При необходимости замены части дубликатов ключей или всего комплекта дежурный ПЦО (ЦОУ) изымает из шкафа (стеллажа) пенал с ключами, затем в присутствии Собственника производится их замена.

7.2. Дежурный ПЦО (ЦОУ) делает соответствующую запись в книге приема-выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ), указав в графе «примечание» причину замены.

8. Порядок выдачи ключей Собственнику во временное пользование

8.1. По письменному заявлению Собственника (его доверенного лица) дубликаты ключей от охраняемой квартиры (МХИГ) могут быть выданы ему во временное пользование.

8.2. Заявление о выдаче ключей от охраняемого объекта помещается в литерное дело.

8.3. О выдаче ключей делается соответствующая запись в журнале приема-выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ), которая заверяется подписью Собственника (его доверенного лица).

8.4. Возврат ключей Собственником (его доверенным лицом) оформляется записью в журнале приема-выдачи дубликатов ключей и заверяется подписью сотрудника, принявшего ключи.

9. Порядок возврата ключей Собственнику или их уничтожения

9.1. При расторжении Договора по инициативе Собственника возврат дубликатов ключей производится на основании его письменного заявления.

9.2. О возврате ключей делается соответствующая запись в журнале приема-выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ). Получение ключей заверяется подписью Собственника в журнале.

9.3. При наличии распоряжения о расторжении Договора по инициативе подразделения вневедомственной охраны принимаются необходимые меры по оповещению Собственника о факте расторжения Договора и необходимости возврата ему дубликатов ключей.

9.4. Сотрудник ПЦО (ЦОУ) возвращает дубликаты ключей при документальном подтверждении личности Собственника.

9.5. При отказе Собственника в получении дубликатов ключей их хранение осуществляется в течение 6 календарных месяцев после расторжения Договора.

9.6. По истечении указанного срока дубликаты ключей уничтожаются по акту, утверждаемому начальником подразделения вневедомственной охраны.

9.7. Уничтожение ключей производится в присутствии инвентаризационной комиссии путем их механического повреждения, исключающего возможность их восстановления.

Приложение № 1

(левая сторона разворота Журнала)

Пультовый номер	Номер договора	Ф. И. О. клиента (по договору)	Адрес квартиры (МХИГ)	Количество ключей	Дата сдачи ключей на ПЦО

(правая сторона разворота Журнала)

Ф. И. О. клиента (доверенного лица), сдавшего ключи, подпись	Ф. И. О. сотрудника, принявшего ключи, подпись	Дата и время выдачи пенала с ключами, причина их выдачи	Ф. И. О. клиента (доверенного лица) или должность, Ф. И. О. сотрудника, выдавшего ключи, подпись	Дата и время возврата ключей на ПЦО, Ф. И. О. клиента (доверенного лица)	Должность, Ф. И. О. сотрудника, принявшего пенал с ключами на ПЦО	Примечание

Приложение № 2

Пультовый номер

Ф. И. О. Собственника (по договору)

Адрес квартиры (МХИГ)

Дата и время выдачи пенала с ключами

Должность,

Ф. И. О. сотрудника, получившего ключи, подпись

Дата и время возврата пенала с ключами на ПЦО

Должность, Ф. И. О. сотрудника, принявшего ключи на ПЦО, подпись

№ акта вскрытия и осмотра охраняемой квартиры (МХИГ)

Составили настоящий акт о том, что «_»____ 201__ года по извещению о тревоге в _____ часов ______ минут была вскрыта имеющимися на ПЦО ключами квартира № _____ по адресу: __________________________________________________________

_________________________________________________________________________,

принадлежащая собственнику _______________________________________________

_________________________________________________________________________

При вскрытии квартиры или МХИГ установлено:

1. Внешние признаки проникновения посторонних лиц: _________________________

_________________________________________________________________________

2. Средства охраняемой сигнализации: _______________________________________

_________________________________________________________________________

(исправны, оборван шлейф, не закрыты окна, форточки, балконные

_________________________________________________________________________

двери и т.д.)

_________________________________________________________________________

3. Принятые меры: ________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Квартира (МХИГ) ______ сдана под охрану на пульт централизованного наблюдения

«____»________ 201__ года в ___ часов ____ минут

Дежурному ______________________________________________________________

Представители вневедомственной охраны ____________________________________

Понятые: ________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Примечания: _____________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Копия акта оставляется в квартире (МХИГ)

Дорогие друзья!

С Вами Владимир и сегодня мы поговорим о порядке хранения на объекте аварийных комплектов ключей от помещений арендаторов, процедуре периодической проверки ключей, находящихся на хранении, и, разумеется, алгоритме выдачи ключей в случае чрезвычайной ситуации.

Внутренний объём любого Здания поделён на модули, которые, за исключением технических помещений и мест общего пользования (холлы, туалеты, зоны Retail), как правило, сданы в аренду. Контроль доступа в арендуемые помещения осуществляется при помощи установки механических замков или Системы контроля и управления доступом (СКУД). Разумеется, от каждого помещения существует как минимум два комплекта механических ключей, один из которых передаётся арендатору по факту подписания договора аренды, а второй остаётся на хранении в Управляющей компании.

И вот здесь, дорогие коллеги, принципиально важно вне зависимости от плотности «нарезки» внутренних площадей изначально грамотно поставить на объекте процесс учёта ключей от всех помещений. Ибо сразу сделать по-человечески всегда проще, чем потом разгребать «завалы».

Основные принципы грамотного построения процесса хранения аварийных комплектов ключей:

Управляющая компания должна иметь экстренный доступ в любое арендуемое помещение в случае Чрезвычайной ситуации (пожар, авария трубопроводных, электрических, механических систем и др.). Необходим комплект аварийных (ЧС) ключей от каждого помещения, ключи должны быть актуальными (соответствовать дверным замкам);
Ключи необходимо хранить в охраняемом помещении с оперативным доступом для технического персонала. Для хранения целесообразно использовать специализированный шкаф;
Все операционные процедуры с ключами (приём на хранение, проверка, выдача, вскрытие пенала при ЧС) должны быть документально прописаны, ответственные лица – ознакомлены под роспись. Обязательно оформление реестра аварийных ключей.

Оптимальным считаю создание и внедрение стандартизированной операционной процедуры (положения), в котором сжато, четко и понятно прописана последовательность действий при всех манипуляциях с ключами.

Рассмотрим по порядку основные моменты:

I. Организация хранения аварийных (ЧС) ключей

Как я обозначил выше, на объекте в обязательном порядке следует выделить место для хранения аварийных ключей от помещений арендаторов. Где разумно хранить ключи?

В помещении охраны (в интегрированной проходной, мониторной комнате);
На ресепшн в холле первого этажа здания

Руководствоваться необходимо следующими принципами – ключи должны храниться в месте нахождения круглосуточного поста службы безопасности, обязательно видеонаблюдение 24 часа в сутки, но при этом доступ к модулю хранения аварийных ключей не должен быть затруднён, иначе в случае ЧС на поиск необходимого ключа уйдёт непозволительно много времени.

Как хранить ключи?

Аварийный ключ (или ключ-карту) от каждого помещения разумно хранить в индивидуальном алюминиевом пенале (тубусе). Каждый тубус должен быть опломбирован номерной пломбой (пластиковой или самоклеящейся, на Ваш выбор). На каждый пенал (тубус) необходимо нанести информацию: наименование арендатора, этаж, номер помещения.

Модуль для хранения тубусов – это металлический шкаф, тумбочка или сейф. Приоритет стоит отдавать решениям, обеспечивающим наибольшее удобство размещения в сочетании с минимальным временем поиска необходимо пенала. Лично я считаю наиболее эффективным использование специализированных металлических шкафов (пенальниц серии КЛ-xxП) — просто хранить, просто найти нужный тубус. Шкафы навесные, поэтому занимают минимум места.

Добавлю также, что на модуль хранения необходимо нанести соответствующую надпись, облегчающую идентификацию, например «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

II. Прием и выдача ключей от помещения арендаторов

При въезде арендатора в помещение первичная выдача ключей осуществляется по акту приёма-передачи. Ответственному лицу арендатора передаётся один комлект ключей от помещения, второй комплект (ЧС) помещается в пенал (тубус), который сдаётся на хранение. При такой схеме арендатору нет необходимости ежедневно сдавать и получать ключ у представителя службы безопасности.

В случае, если арендатор по ряду причин полагает невозможным ношение ключа (нет постоянного ответственного лица, люди приходят в разное время и т.д.), на ресепшн размещается специальный документ «Журнал регистрации ключей». Каждый раз, когда арендатор получает/сдаёт ключ от помещения, сотрудник охраны вносит необходимую информацию в журнал (форма прилагается). Факт действий с ключом подтверждается двумя подписями – сотрудника безопасности и представителя арендатора.

III. Порядок проверки соответствия (актуальности) ключей

Проверка производится 1 раз в 12 месяцев или чаще, если того требует ситуация (заменён замок, произошла кража и др). Для проведения проверки потребуется следующее:

— реестр ЧС (аварийных) ключей от арендуемых помещений;

— бланк акта вскрытия пенала (тубуса) в двух экземплярах для каждого арендатора;

— номерные пломбы-наклейки (или пластиковые контрольные пломбы);

Для выполнения этой задачи от Управляющей компании создаётся группа из 2-х человек из числа административно-технического персонала, которая осуществляет последовательный обход 100 % помещений и в присутствии представителей арендаторов выполняет следующие действия:

вскрытие пенала (тубуса) с ключом;
проверку соответствия ключа замку;
помещение аварийного ключа в пенал (тубус) и опломбировку пенала;
подписание совместного с арендатором акта (форма прилагается)

Повторно обращаю Ваше внимание на тот факт, что любые из вышеперечисленных действий выполняются только в присутствии представителя арендатора . Также настоятельно рекомендую манипуляции с ключами выполнять в резиновых перчатках, чтобы не оставлять отпечатков пальцев – жизнь штука сложная и не стоит брать на себя совершенно необязательные риски.

IV. Порядок вскрытия помещений арендаторов при возникновении ЧС

В случае наличия признаков Чрезвычайной ситуации в помещении арендатора (сработка противопожарных систем, течь воды, бытовой канализации и др.), группа быстрого реагирования (ГБР) состоящая, как правило, из сотрудника службы безопасности и дежурного технического специалиста, прибывает к месту хранения аварийных ключей. Старший смены охраны извлекает из «Шкафа для хранения аварийного комплекта ключей» опечатанный пломбой тубус и вскрывает его.

После вскрытия тубуса аварийный комплект ключей выдаётся ГБР и в присутствии старшего смены охраны производится вскрытие помещения арендатора. По факту устранения аварийной ситуации, помещение закрывается на ключ дежурным техническим специалистом из состава ГБР в присутствии не менее 2-х человек из службы охраны.

Ключи от помещения арендатора передаются старшему смены охраны, который упаковывает их в тубус (пенал) и опечатывает новой номерной индикаторной пломбой-наклейкой. Номер новой пломбы заносится в «Акт о вскрытии помещения».

Тубус, опечатанный новой пломбой, возвращается на хранение в «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

Арендатору по e-mail направляется уведомление о чрезвычайной ситуации с приложением электронной копии «Акта о вскрытии помещения». Оригиналы актов подписываются непосредственно у ответственного представителя арендатора сотрудником Управляющей компании из состава административно-технического персонала. Отмечу, что описанные выше действия необходимо выполнить максимально оперативно – непосредственно в день ЧС или максимум на следующий день. Если ЧС произошла в выходные или праздничные дни, документы оформляются в первый рабочий день после праздников.

Арендатор в обязательном порядке должен быть оповещён о ЧС до того момента, как ГБР вскроет помещение. Именно поэтому в Договор аренды необходимо изначально включать номера телефонов для экстренной связи с представителями арендатора. Оповещение арендатора осуществляет специально назначенное лицо от Управляющей компании строго по мобильному телефону с установленным программным обеспечением для записи разговоров . Запомните – это очень важно, все разговоры должны быть записаны.
Не раз встречал на объектах утверждённые процедуры, в соответствии с которыми дежурный технический специалист обязан оформить «Служебную записку о вскрытии тубуса помещения арендатора» сразу после получения ключей (формы записок могут различаться). Друзья, при угрозе развития ЧС заниматься этим делом — полнейшая глупость и все силы необходимо сконцентрировать на оперативном доступе в помещение и ликвидации аварийной ситуации. Здесь действует простой принцип: сначала ликвидируется ЧС, а потом оформляются документы. Не зря ведь при вскрытии помещения присутствуют 3 человека, два из которых — сотрудники службы безопасности. Моя позиция в данном вопросе проста: нет совершенно никакой необходимости заставлять дежурного техника заниматься бумагомарательством, оформлением документов занимается строго охрана.
Все манипуляции с ключами должны быть документально оформлены в виде Положения, утверждённого Генеральным директором. К Положению в обязательном порядке прилагается Лист ознакомления с подписями персонала. Положение, как и другие основные документы, хранится в шкафу с документацией.
Если дверь арендуемого помещения оснащена обычным замком и СКУД, и при этом компоненты никак не связаны между собой, то комплект аварийных ключей должен включать в себя как механический ключ, так и электронную карту. Дело в том, что чрезвычайные ситуации в помещениях далеко не всегда (к счастью) связны с неконтролируемым горением, а зачастую являются следствием неисправностей различного вида инженерного оборудования. А при отсутствии признаков пожара в помещении, как известно, не сработает противопожарный алгоритм и система СКУД не будет отключена. И в этом случае ГБР воспользуется электронной картой для разблокировки электронного замка, что быстро и удобно.
Регулярно проверяйте соответствие аварийных ключей замкам помещений – не реже 1 раза в год. Особенно это актуально для объектов с «мелкой нарезкой», когда в здании сдаётся в аренду большое количество помещений малой площади. Когда арендаторов много и они часто меняются, весьма вероятна ситуация несанкционированной смены дверного замка.

Друзья, на этом всё. Если у Вас возникли вопросы — пожалуйста, пишите мне на

3.1. На каждом посту электрической централизации (в помещении дежурного по станции) должны быть курбели от электроприводов для аварийного перевода стрелок, красные колпачки для стрелочных и сигнальных рукояток (кнопок), а также навесные замки для запирания остряков стрелок. Кроме того на каждом посту электрической централизации должен быть макет для выключения стрелки с сохранением пользования сигналами, кроме железнодорожных станций, где такое выключение не предусматривается. На постах, где стрелки оборудованы контрольными замками, должны быть красные таблички с белой надписью "Выключено" и навесные замки.

Количество курбелей, навесных замков, красных колпачков и табличек "Выключено" устанавливается ТРА железнодорожной станции. Красные колпачки, а также красные таблички должны соответствовать типу эксплуатируемых устройств. Начальник дистанции СЦБ при вводе устройств в эксплуатацию обеспечивает станции курбелями, красными колпачками и табличками.

Курбели, предупредительные таблички к ним, при наличии стрелок с подвижным сердечником и навесные замки должны находиться в отдельном ящике, запираемом на замок, ключ от которого должен храниться у дежурного по станции или дежурного по посту. Каждый курбель должен иметь номер, наименование железнодорожной станции и опломбирован отдельной пломбой электромеханика СЦБ.

На железнодорожных станциях, где имеются стрелки с подвижным сердечником крестовины, к курбелям должны быть прикреплены предупредительные таблички с надписью на одной стороне, окрашенной белым цветом, "Переведи сердечник крестовины", на обратной стороне, окрашенной красным цветом, номера стрелок с подвижным сердечником, а на электроприводах этих стрелок должны быть установлены такие же таблички.

Места хранения курбелей, красных колпачков и табличек "Выключено" устанавливаются ТРА железнодорожной станции, макетов и шнуров их подключения - приказом начальника дистанции СЦБ. Шнуры для подключения макетов должны быть опломбированы отдельной пломбой старшего электромеханика СЦБ.

Снабжение навесными замками, а также сохранность курбелей, красных колпачков, табличек и навесных замков обеспечивает начальник железнодорожной станции.

Для аварийного перевода стрелок курбели выдаются только работникам хозяйства перевозок.

На железнодорожных станциях, где стрелки значительно удалены от поста централизации, курбели и навесные замки могут храниться на стрелочных постах, расположенных в районе таких стрелок, в порядке, установленном в п. 3.1. настоящей Инструкции. В этом случае изъятие курбеля со снятием пломбы производится работником хозяйства перевозок с разрешения дежурного по станции.

О снятии пломбы и изъятии курбеля дежурный по станции должен делать запись в Журнале осмотра.

В технических кабинетах и мастерских электрических централизации, где ремонтируют стрелочные электроприводы, может находиться не более одного курбеля. На этом курбеле должны быть обозначены наименование дистанции СЦБ и принадлежность ("технический кабинет", "мастерские" и др.) и он должен храниться в запертом ящике. Ответственность за правильное хранение и использование этого курбеля только для обучения работников и регулировки ремонтируемых в мастерской электроприводов, несет лично старший электромеханик СЦБ.

3.2. На железнодорожных станциях, где не предусмотрено постоянное дежурство электромехаников СЦБ, в помещении дежурного по станции в ящике для курбелей должен храниться опломбированный электромехаником СЦБ запасной ключ от релейного помещения. Доступ дежурного по станции в помещение релейной разрешается в исключительных случаях (пожар, стихийное бедствие и т.п.).

О снятии пломбы и изъятия запасного ключа от релейного помещения дежурный по станции делает запись в Журнале осмотра и сообщает электромеханику СЦБ и диспетчеру дистанции СЦБ.

3.3. На каждой железнодорожной станции должны быть запасные ключи к стрелочным контрольным замкам стрелок, включенных в зависимость. Их число и серии определяет начальник дистанции СЦБ из расчета не более одного запасного ключа на 10 стрелок. Если число стрелок меньше 10, то должен быть один запасной ключ.

Запасные ключи должны быть тех серий, которые на данной железнодорожной станции не применяются. На железнодорожных станциях с большим числом стрелок, где в качестве запасных невозможно иметь ключи других серий, разрешается хранить в запасе ключи, серии которых совпадают с сериями ключей, применяемыми на данной станции.

Запасные ключи должны быть опломбированы пломбой электромеханика СЦБ и храниться запертыми в аппарате или специальном ящике в помещении дежурного по станции. Снятие пломбы и извлечение запасного ключа должны производиться электромехаником СЦБ с оформлением записи в Журнале осмотра.

Замена неисправного или утерянного ключа запасным должна производиться электромехаником СЦБ или электромонтером СЦБ на основании записи дежурного по станции в Журнале осмотра, в которой должна быть указана причина замены. О произведенной замене электромеханик СЦБ или электромонтер СЦБ должен сделать запись в Журнале осмотра с указанием серии нового ключа, внести изменение в ведомость запасных ключей и сообщить инженеру бригады по ведению технической документации дистанции СЦБ для внесения изменений в схематический план с осигнализованием станции.

Порядок учета и пополнения числа запасных ключей устанавливает начальник дистанции СЦБ.

Электромеханику СЦБ запрещается пользоваться запасными ключами при выполнении ремонтных и других работ на стрелках.

В мастерских, специализированных по ремонту стрелочных контрольных замков, для проверки действия отремонтированных замков могут использоваться ключи необходимых серий.

Порядок хранения этих ключей, исключающий использование их не по назначению, должен быть установлен начальником дистанции СПБ.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Инструкция разработана в целях упорядочения организации работы по охране документов, хранящихся в архивохранилищах муниципальных архивных учреждений.

1.2.Инструкция подготовлена в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), отраслевого стандарта «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования» (ОСТ 55.6–85), Типовых требований по инженерно-технической укрепленности и оборудованию техническими средствами охраны учреждений культуры, расположенных в зданиях - памятниках истории и культуры (ТТ-2000. М.,2000), положениями «Примерной инструкции об охранном режиме государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 26.04.1994 № 37).

1.3.Инструкция не является нормативным документом, носит рекомендательный характер и предназначена для использования сотрудниками муниципальных архивных учреждений в качестве ориентира при разработке инструкций конкретных архивов.

1.4.Инструкция конкретного архива должна конкретизировать положения примерной инструкции с учетом реальных условий организации охраны архивов, размещения хранилищ и рабочих комнат, закреплять ответственность конкретных исполнителей за все стадии работы, обеспечивающие охранный режим.

1.5.Инструкция конкретного архива приобретает статус нормативного документа, требования которого обязательны к исполнению, после утверждения приказом руководителя или постановлением Главы администрации.

1.6.Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, порядка доступа в архивохранилища, хранению ключей от служебных помещений.

1.7.Непосредственную ответственность за надлежащее обеспечение охранного режима несет директор архива или заведующий архивным отделом.

2. ТЕХНИЧЕСКАЯ УКРЕПЛЕННОСТЬ ЗДАНИЯ (ПОМЕЩЕНИЯ) АРХИВА И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОХРАНЫ

2.1.Для надежной защиты хранящихся документов необходимо, чтобы конструктивные элементы здания или помещения (строительные и дверные конструкции, окна и т. п.) обладали достаточной степенью защиты от возможного несанкционированного проникновения. При недостаточной степени защиты отдельных конструктивных элементов их рекомендуется усиливать элементами инженерно-технической укрепленности или защищать дополнительными приборами охранной сигнализации.
В зданиях, непосредственно граничащих с другими в городской застройке, все выходы на крышу, чердак, дымоходы, слуховые окна и т. д. должны быть оборудованы средствами инженерно-технической укрепленности.

2.2.Двери должны иметь достаточную степень защиты от возможного несанкционированного проникновения, быть исправными, хорошо подогнанными под максимально укрепленную дверную коробку. Входные двери помещений архивохранилищ должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие.

2.3.Окна, фрамуги и форточки всех помещений должны иметь надежные и исправные запоры. Стекла должны быть целы и надежно закреплены в пазах.

2.4.Если помещения архивохранилищ расположены на первом, цокольном или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы или другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком.

Решетки устанавливаются как с внутренней стороны помещения, так и между рамами.

2.5.Оконные проемы можно защищать щитами или ставнями, установленными с внешней стороны окна, защита которых осуществляется с помощью технических средств охраны.

2.6. Двери и решетки должны иметь замки и запирающие устройства, обеспечивающие достаточную степень защиты от взлома.
В качестве запирающих устройств, устанавливаемых на дверях и окнах, применяются врезные, накладные замки, задвижки, засовы, шпингалеты и т. п. Висячие замки допускается применять для запирания решеток.

2.7.Ключи от замков на оконных решетках и дверях запасных выходов должны располагаться в непосредственной близости от них, при этом должны быть приняты меры, исключающие несанкционированный доступ к этим ключам посторонних лиц.

2.8.Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных пеналах или конвертах либо у заведующего, либо в службе охраны. Рабочие экземпляры ключей в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо у заведующего.

2.9.Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища, помещения в которых временно хранятся документы АФ РФ (читальный зал, помещения для приема и обработки документов), аварийные и запасные выходы из здания архива, основной выход (при отсутствии круглосуточного поста охраны). Перечень таких помещений с указанием должностных лиц, осуществляющих сдачу помещений архива под охрану и их опечатывание, утверждается приказом директора архива или распоряжением Главы администрации.

2.10.Охранная сигнализация может быть выведена на пульт охраны или являться автономной.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОСТА ОХРАНЫ

3.1. Пост охраны архива организуется, как правило, в помещении у главного входа в архив (если помещение архива является самостоятельным объектом) и оборудуется в соответствии с нормативными требованиями службы охраны.

3.2. Должностные лица, несущие охрану архива, должны знать распорядок его работы, требования настоящей инструкции и обеспечивать их соблюдение.

3.3. На пост охраны передаются образцы удостоверений, постоянных и временных пропусков с подлинными подписями, слепки с печаток, перечень помещений, оснащенных средствами охранной сигнализации, с указанием должностных лиц, осуществляющих сдачу их под охрану и опечатывание, их служебных и домашних телефонов и адресов, а также служебные и домашние телефоны и адреса руководителей архива. Пост охраны располагает также списками ответственных за эксплуатацию инженерного оборудования, номерами телефонов аварийных служб города.

В зависимости от организации охраны указанные сведения представляются также в соответствующую службу охраны, которая своевременно информируется.

4. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КЛЮЧЕЙ И ПЕЧАТОК

4.1. В архиве наряду с рабочим комплектом ключей, в обязательном порядке имеется еще один полный комплект ключей от всех хранилищ, рабочих комнат, других помещений, запасных выходов. Запасной комплект ключей с соответствующими бирками хранится в специальном пенале у директора. Наличие неучтенных ключей недопустимо.

4.2. Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

4.3.В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставиться в известность руководитель.

4.4. Выдача печаток должностным лицам, определенным приказом директора, производится под расписку в специальном журнале. Должностные лица, имеющие печатки, несут персональную ответственность за их сохранность.

4.5.Регулярно должна проводиться проверка фактического наличия ключей от хранилищ и номерных печатей.

5. ПОРЯДОК СДАЧИ ПОМЕЩЕНИЙ АРХИВА ПОД ОХРАНУ, ИХ ОПЕЧАТЫВАНИЯ И СНЯТИЯ С ОХРАНЫ.

5.1. Все сотрудник архива, работающие с документами, в конце рабочего дня обязаны убрать со столов архивные дела, учетный и научно-справочный аппарат к архивным фондам и поместить их в специально отведенные сейфы или сдать их в хранилище.

5.2. Должностные лица, осуществляющие сдачу хранилищ под охрану и их опечатывание

перед закрытием архива проверяют работоспособность средств охранной сигнализации. При обнаружении неисправности информируют службу охраны и руководство архива и не покидают архив до устранения неисправности и передачи хранилищ под охрану;
в конце рабочего дня проверяют, чтобы в хранилище не остались сотрудники, были выключены источники света, закрыты все форточки, были закрыты и опечатаны двери запасных выходов, а ключи от них в опечатанном виде размещены рядом с дверями, затем закрывают и опечатывают хранилище. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить;
хранят и несут ответственность за сохранность печаток;
в случае срабатывания сигнализации в нерабочее время по вызову службы охраны прибывают для осмотра хранилища и передачи его под охрану. Одновременно, как правило, вызывается и директор архива (заведующий архивным отделом).

5.3.Ключи от архива остаются у директора архива (заведующего архивным отделом) или сдаются на пост охраны.

5.4.Подобным образом закрывается и опечатывается рабочая комната архивистов, если в ней имеется вход в хранилище.

5.5. При снятии хранилищ с охраны ответственные должностные лица

после отключения сигнализации, проверяют целостность печати на дверях и замках открывают хранилищ;
при обнаружении повреждения замков, дверей и т. д., не вскрывая хранилищ, вызывают представителей органа охраны и руководство архива для составления акта в установленном порядке.

6. ПРОПУСКНОЙ РЕЖИМ

6.1. Пропускной режим архива устанавливается директором архива (заведующим архивным отделом) в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

6.2. Недопущение проникновения в архив посторонних лиц, контроль за выносом архивных документов и материальных ценностей обеспечивает пост охраны архива.

6.3. Сотрудники имеют право находиться в помещениях архива только в течение рабочего дня, кроме дежурных специалистов технических служб. В случае аварии сотрудники специализированных технических служб могут проходить в помещение архива в сопровождении сотрудников архива.

6.4. Запрещается проносить в архив персональные компьютеры, кинокамеры и фотоаппараты. При необходимости оформляется специальное разрешение руководства архива.

6.5. Вынос из архива документов АФ РФ и научно-справочного аппарата к ним, а также книг из научно-справочной библиотеки осуществляется только по специальным пропускам, подписанным директором архива (заведующим архивным отделом).

7. ПОРЯДОК ДОСТУПА В ХРАНИЛИЩА АРХИВА.

7.1.Доступ в архивохранилища является ограниченным.

7.1. В хранилища архива имеют право доступа директор архива (заведующий архивным отделом), а также сотрудники для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, выдачей-подкладкой дел. Все остальные работники архива, а также работники технических служб допускаются в хранилища только в сопровождении лиц, имеющих право доступа.

7.2. Посетители архива могут допускаться в хранилища только с разрешения руководства архива и в сопровождении сотрудников.

7.3. Двери хранилища в течение рабочего дня, если там временно не производятся работы, должны быть закрыты на ключ.

7.4. Вскрытие хранилища при отсутствии лиц, имеющих на это право, осуществляется в случаях крайней необходимости с составлением акта в установленном порядке.